1. Documentverwerking
Facturen, contracten, formulieren: documenten met een min of meer vaste structuur laten zich goed uitlezen en verwerken, omdat de relevante velden telkens op vergelijkbare plekken staan.
2. Klantcommunicatie met herhalende vragen
Wanneer dezelfde vragen telkens terugkomen — status, levertijd, procedures — kan een groot deel automatisch beantwoord worden, met de zeldzamere vragen alsnog bij een medewerker.
3. Gegevensoverdracht tussen systemen
Data die al ergens bestaat maar handmatig wordt overgetypt naar een ander systeem, is een klassieke kandidaat: de informatie is er al, het knelpunt zit in de overdracht.
4. Planning en roostering
Processen waarbij beschikbaarheid, capaciteit en vraag tegen elkaar afgewogen moeten worden, lenen zich voor automatische matching — mits de onderliggende gegevens (agenda's, competenties, locaties) gestructureerd zijn.
5. Classificatie en categorisering
Inkomende e-mail, tickets of aanvragen die eerst handmatig gesorteerd worden voordat het echte werk begint, zijn goed te automatiseren zodra er voldoende historische voorbeelden zijn om patronen uit te herkennen.
6. Periodieke rapportages
Rapportages die telkens uit dezelfde bronnen worden samengesteld, volgens een vast stramien, zijn een voor de hand liggende kandidaat — de logica verandert zelden, alleen de cijfers.
7. Onboarding-processen
Het inrichten van een nieuwe klant of medewerker bestaat vaak uit een vaste reeks stappen in meerdere systemen. Die reeks is te automatiseren zodra hij eenmaal in kaart is gebracht.
8. Voorraad- en bestelbeheer
Bestellingen die volgens vaste prijsafspraken en herhaalpatronen binnenkomen, zijn goed te matchen met bestaande klant- en voorraadgegevens, met minder handmatige controle als gevolg.
9. Contractbeheer en compliance-checks
Het bijhouden van looptijden, verplichtingen en herhalende controlemomenten in contracten is repetitief en foutgevoelig als het handmatig gebeurt — en juist daarom goed automatiseerbaar.
10. Kwalificatie van aanvragen of leads
Nieuwe aanvragen die eerst beoordeeld moeten worden op relevantie of urgentie, kunnen automatisch worden voorgesorteerd, zodat de beoordelaar met de belangrijkste zaken begint.
Het gemeenschappelijke kenmerk
Alle tien categorieën delen dezelfde eigenschap: een herkenbaar, herhalend patroon met voldoende bestaande data om op te bouwen. Processen zonder dat patroon — sterk wisselend, weinig historie, veel uitzonderingen — zijn doorgaans (nog) geen goede eerste kandidaat.